Pengertian & Sistem Kerja Event Organizer serta Makna MICE

Pengertian Event Organizer (EO)

      1.   Pengertian Event Organizer (EO)

Seiring dengan berkembangnya zaman dan semakin majunya masyarakat dan teknologi membawa pengaruh pada perkembangan sistem atau konsep pemasaran yang akan digunakan perusahaan-perusahaan yang menginginkan produknya laku, sehingga dapat terus eksis ditengah semakin besarnya persaingan dipasaran.

Salah satu konsep pemasaran yang sekarang telah berkembang ditengah masyarakat adalah konsep pertunjukan (event). Yang dibuat dan dilakukan oleh event organizer (EO) sebagai sebuah strategi dalam mempromosikan produk perusahaan yang paling efektif, dimana masyarakat sebagai konsumen dapat langsung ikut serta merasakannya, merangkul konsumen baru, loyal memperbaruhi kontak dan komunikasi dengan customer lama, meluncurkan layanan dan mempromosikan secara lengkap seluruh ragam produk, mempercepat proses penjualan dan meningkatkan angka penjualan serta membangun dan meningkatkan brand image perusahaan.

Bicara tentang event organizer – selanjutnya disebut EO – kita harus mengerti dulu tentang apa kriteria event organizer. Istilah ini sekarang memang sangat popular, karena dunia EO di berbagai tempat semakin berkembang. Bahkan, beberapa pihak telah menjadikannya sebagai profesi.

Organizer tidak jauh beda pengertiannya dengan sebuah kepanitiaan, mulai dari level ‘Perpisahan Sekolah’ sampai ‘Pindah Jabatan’, kita selalu terlibat dengan apa yang namanya panitia. Berikut ini yang dikemukakan oleh Adrie Subono (JAVA Musikkindo Present WOW!! : Glossary) Event Organizer adalah penyelenggara kegiatan.

Sedangkan menurut pakar manajemen Rhenald Kasali (JAVA Musikkindo Present WOW!! : Lebih Dari Sekadar Energi), mengemukakan bahwa bisnis Event Organizer adalah bisnis yang menerapkan konsep manajemen secara berkesinambungan dan konsisten dalam mengeksplorasi dunia entertainment sedalam-dalamnya. Yang dibangun dari sebuah tim yang mencatat every single detail dari proses memilih acara, mengkemas acara, memenuhi pembayaran, mengurus perizinan, meyakinkan keamanan pelaksanaan, merekam gejolak keinginan pasar, serta menyiapkan teknologi dan pemasarannya, sampai pada event report (laporan pertanggung jawaban) atau evaluasi.

Selanjutnya yang dikemukakan oleh Indro’Kimpling’Suseno (Cara Pinter Jadi Event Organizer : 14). Event Organizer adalah sekelompok orang yang terdiri dari tim pelaksana, tim pekerja, tim produksi, dan tim manajemen yang melaksanakan tugas operasional suatu program acara atau melakukan pengorganisasian untuk mewujudkan suatu program acara.

Organizer mempunyai ruang lingkup kerja yang luas, sesuai jenis acara yang ada dan perkembangannya. Macam-macam jenis acara antara lain dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1)      Olahraga

-Pertandingan professional

-Kompetisi peringkat

-Pertandingan persahabatan (eksebisi)

-Lomba-lomba

2. Seni

-Pementasan/pergelaran profit oriented

-Pementasan/pergelaran program acara

-Non profit

-Institutional/privat

-Lomba/festival

-Pentas eksebisi/apresiasi

3. Topik Bicara

-Diskusi/dialog

-Seminar

-Sarasehan

-Talk show

-Variety show

-Presentasi

4. Pameran

-Pameran komoditi perdagangan

-Pameran seni dan budaya

5. Pribadi

-Pesta Pernikahan

-Pesta ulang tahun

-Syukuran

-Jabatan baru

-Pisah sambut dan pesta peringatan pribadi.

bentuk acara, mulai dari pesta ulang tahun dirumah sampai setingkat olympiade dunia, memerlukan hasil kerja para EO. Tanpa sentuhan tangan EO, acara tersebut tidak dapat terwujud. Istilah penyebutan Event Organizer (EO) bisa berbeda-beda, seperti misalnya : Production, Communication, Biro Jasa/Agency, Management, Panitia Pelaksana, Organizing Committee, Entertainment, dan lain-lain.

Praktiknya, memang sebagai EO, tidak akan mungkin menyelenggarakan semua event, pastinya ada klasifikasi spesialisasinya. Klasifikasi ini muncul secara alamiah saja. Biasanya menyangkut klien yang sudah biasa dilayani. Beberapa klasifikasi EO antara lain sebagai berikut :

•         EO Spesialisasi Kontraktor

EO ini spesialis melayani keperluan perusahaan atau instansi yang akan punya hajat. Hampir semua perusahaan atau instansi punya event yang sifatnya internal atau program event yang disusun secara internal oleh mereka sendiri. Dan untuk melaksanakannya, mereka biasanya menggandeng EO demi efisiensi dan keberhasilan event tersebut. Sebab, mereka tidak punya cukup waktu, tenaga dan pikiran untuk membentuk panitia internal diantara mereka sendiri untuk melaksanakan keseluruhan event tersebut. Ini beda dengan event mereka sebagai bagian dari program promosi. Misalnya acara ulang tahun perusahaan, acara gathering konsumen mereka, agen, atau keperluan kanvas keliling, direct promotion, dan lain-lain.

•         EO Spesialis Program

EO ini mengandalkan sebagian besar hidupnya melalui program/konsep event yang mereka buat untuk dijual kepada sponsor. Misalnya event atau acara showbiz, expo/pameran, kompetisi olahraga/otomotif dan lain-lain.

Sistem Kerja Event Organizer (EO)

         Begitu luasnya lingkup kerja EO, sebenarnya dapat menjadi suatu alternatif profesi yang dapat menampung banyak tenaga kerja. Cara kerja EO mempunyai sistem pokok kerja yang sama dengan sistem kerja pada bidang pekerjaan yang lain. Perbedaan hanya pada tingkat klasifikasi program tersebut yang dapat diukur dari cakupan wilayah kerja program, beban kerja, dana anggaran dan SDM yang terlibat. Adapun sistem kerja EO sebagai berikut :

•   Posisi EO di antara 5 P

         Penting untuk dimengerti dimana letak posisi EO berada. Karena ini menyangkut lingkup tanggung jawab yang melekat dan menyertainya. Urutan posisi para pihak yang sesuai dengan lingkup wilayah kerja dan tanggung jawab adalah sebagai berikut :

1.      Penyandang dana. Ini dapat berupa sponsor atau instansi/perusahaan yang mempunyai ‘hajat’ dalam istilah sederhana adalah pihak yang mengeluarkan dana untuk pelaksanaan suatu program.

2. Pelaksana.  Disinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana harus bekerja keras untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak. Karena menjadi pusat dari seluruh pihak yang ada, maka pelaksana memiliki posisi yang sangat vital dan strategis.

3. Penampil. Penampil ini salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua jenis program sangat tergantung pada para penampilnya. Contoh: kompetisi sepakbola tingkat regional, bila tidak diikuti oleh kesebelasan top, kurang mempunyai daya tarik.

4. Penonton. Apapun program eventnya, faktor kehadiran penonton/tamu akan menjadi sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil dirumah sampai dengan tingkat lomba formula satu, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event.

           5. Pengamat. Ini biasanya dari kalangan pers, atau justru kawan-kawan kita      sendiri, atau siapapun yang memperoleh informasi tentang event yang kita laksanakan. Para pengamat atau orang luar mempunyai pengaruh sebagai humas  atau public relation (PR) kita secara tak lansung.

6. Penonton. Apapun program eventnya, faktor kehadiran penonton/tamu akan menjadi sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil dirumah sampai dengan tingkat lomba formula satu, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event.

 

     Posisi diatas disebut sebagai UNSUR 5-P. kelima unsur itu harus PUAS, yang bisa tercapai berkat kerja keras UNSUR P ke 2, yaitu pelaksana yang EO. Ilmu EO tidak semata-mata dapat kita peroleh di bangku-bangku sekolah, kursus atau kuliah. Ia adalah ilmu lapangan, yang dapat diperoleh dengan praktek lansung di lapangan. Walaupun tergolong ilmu lapangan, tetapi juga perlu didasari dengan prinsip berpikir metodologi dan manajerial professional. Tanpa didasari hal tersebut hasilnya tentu kurang memuaskan.

                        Beberapa kunci landasan kerja EO tidaklah terlalu rumit. Sistem kerja EO memiliki pola dasar kerja yang standar, berlaku dimana-mana. Sebenarnya, semua berdasarkan pada satu kata, yaitu semangat. Dengan semangat, kita mampu memasuki jiwa kerja EO. Beberapa hal yang perlu kita perhatikan sebagai landasan ketika kita berpikir untuk memilih profesi sebagai EO, antara lain adalah :

•         Bekerja dengan totalitas tinggi.

•         Berfikir kreatif dan inovatif.

•         Kepekaan tingkat tinggi.

•         Kemampuan berkomunikasi/bernegosiasi/dialog.

•         Kepercayaan diri

•         Kemampuan menyusun perencanaan/konsep.

•         Kemampuan analisis biaya/keuangan.

•         Kemampuan bekerjasama.

•         Pengembangan seni imajinasi.

•         Kemampuan membuat evaluasi.

•         Kedisiplinan yang tinggi. 

Berfikir Detil

            Bicara soal EO adalah bicara tentang detil dan kerja keras. Dimanapun kita berkantor atau bekerja, ditempat itulah kita akan menemukan dasar-dasar kerja yang secara teknis mengorganisir sebuah program. Cara kerjanya mempunyai acuan yang tidak jauh beda dengan prinsip dasar kerja dibidang lain. Beberapa hal penting antara lain sebagai berikut :

•         Pemahaman Program. Seluru tim pelaksana harus mempunyai tingkat pemahaman tentang program tertentu, baik secara teknis maupun ‘jiwa’ dari program tersebut.

•         Seni Imajinasi.  Ini adalah imajinasi kita yang terkendali. Artinya sebatas kita mencoba membuat suatu imajinasi tentang proses terwujudnya sebuah program sampai pada saat pelaksanaan program tersebut. Bagaimana alurnya, dimana klimaksnya, dimana daya tariknya, kejutan apa dan lain-lain.

•         Konsep Tertulis. Ini terwujud dalam bentuk proposal tertulis. Proposal ini harus ringkas, singkat, informasi, detil, menarik dan mudah dimengerti.

•         Rancangan Waktu Kerja. Hal ini biasa disebut dengan time scheadule, termasuk susunan acara yang rinci (run down).

•         Kontak Penampil. Gerakan menghubungi semua pihak yang terlibat atau terkait pada program tertentu. Kontak dilakukan secara rinci, jelas, tepat dan akurat

•         Rancangan Budget. Rancangan budget pada prinsipnya harus dikontrol setiap hari, bahkan per dua jam pada saat mendekati hari H. ini penting untuk mencegah terjadinya over budget. Jadi harus diadakan upaya balancing terus-menerus.

•         Informasi. Ini merupakan langkah upaya mendatangkan tamu atau penonton. Untuk program privat, biasanya cukup dengan undangan, sedangkan untuk program event yang besar perlu langkah publikasi, pemasaran, promosi dan lain-lain.

•         Kontrol Pelaksana. Mendekati hari pelaksanaan dan pada saat pelaksanaan, tingkat kontrol harus semakin meningkat, karena disaat-saat itulah biasanya hal-hal tak terduga terjadi dan membutuhkan antisipasi cepat untuk menerapkan rencana A, B, C dan seterusnya.

•         Doa Bersama. Langkah ini menjadi sangat penting karena apapun yang kita rencanakan dan kita lakukan, kita perlu membangun kebersamaan yang solid dan memohon kepada Tuhan Yang Maha Kuasa untuk memberikan karunia.

•      Laporan Akhir. Setelah evaluasi, semua harus tersusun dalam satu berkas laporan akhir yang lengkap, termaksud

M I C E

- Meeting (pertemuan)

- Incentive (pendorong / perangsang) 

- Convention (konvensi / adat (kebiasaan)

- Exhibition (pertunjukan / pameran)